Какие кадровые документы должны быть на контроле у руководителя организации?

Аутсорсинг бухгалтерии Москва Бухгалтерский учет и сопровождение. Юридическая поддержка.
Бухгалтерский учет и сопровождение, юридическая поддержка физических и юридических лиц в частном порядке.

Какие кадровые документы должны быть на контроле у руководителя организации?

Кадровый учет важен в любой организации – будь то небольшая компания или фирма с несколькими филиалами в разных регионах. При проведении проверки отсутствие документов может повлечь наложение штрафа на руководителя организации. Кроме того, многие кадровые документы позволят избежать споров с работниками в различных ситуациях.

Специалисты выделяют перечень кадровых документов, которые обязательно должны быть в каждой фирме. Среди них:

Трудовые договоры

Обязательно заключается с каждым сотрудником при приеме на работу в письменном виде. В данном документе указывается срок работы, обозначается должность и оклад. В том случае, если работника взяли на испытательный срок, необходимо сделать такую отметку в трудовом договоре.

Личные карточки работников

Ранее заполнялись только по форме № Т–2. Сейчас работодатель может разработать и утвердить форму заполнения личной карточки.

Трудовые книжки

Заводятся при первом приеме на работу и подтверждают стаж работника. Ведет руководитель организации или назначенное ответственное лицо.

В момент увольнения работнику обязаны вернуть трудовую книжку лично или   направить по почте, предварительно получив на это разрешение у работника.

Штатное расписание

В документе содержится структура организации, наличие подразделений, их численность. При расчете суммы заработной платы работодатель может ориентироваться на штатное расписание и должностные инструкции.

Должностные инструкции

В них прописываются функциональные обязанности каждого работника.

Правила внутреннего трудового распорядка

Используются при приеме на работу и увольнении сотрудников. В правилах указывается ежим работы и отдыха. Есть раздел по взысканиям и денежным поощрениям, предусмотренным в компании.

График отпусков

Составляется и утверждается начальником отдела кадров до декабря предыдущего года. Каждый сотрудник организации должен под роспись ознакомиться с документом.

Положение о персональных данных

Позволяет обрабатывать персональные данные работников, полученные при трудоустройстве. При этом работодатель должен получить письменное согласие на эти действия.

Положение об оплате труда

Заполняется. Если в организации принято выплачивать премии или заработная плата зависит от количества продаж или заключенных сделок.

Табель учета рабочего времени        

В документе фиксируется количество отработанных дней и часов каждым работником.

Документ об утверждении формы расчетного листка

Необходим, чтобы корректно рассчитывать заработную плату с учетом всех надбавок и коэффициентов.

Приказы

Создаются в свободной форме и необходимы для обеспечения взаимодействия между сотрудниками.

Ведение такого перечня документов можно поручить начальнику отдела кадров или пригласить стороннего специалиста.